Orbitola

Digitale Werkzeuge für soziale Arbeit, Bildung und gemeinsames Organisieren

Orbitola ist eine Familie miteinander verbundener digitaler Werkzeuge. Sie wurde für Menschen entwickelt, die planen, Wissen sichern, Verantwortung koordinieren und dabei den Überblick behalten müssen.

Im Zentrum stehen nicht möglichst viele Funktionen, sondern ein ruhiger, verständlicher Arbeitsraum. Orbitola soll komplexe Arbeit leichter machen, ohne die Menschen und Beziehungen hinter den Daten aus dem Blick zu verlieren.

Wie Orbitola entstanden ist

Orbitola ist aus praktischen Bedürfnissen entstanden.

Gerade in der sozialen Arbeit und in Bildungsorganisationen verteilt sich der Alltag häufig auf viele verschiedene Orte: Termine stehen im Kalender, Wissen liegt in Dokumenten, Aufgaben werden über Nachrichten weitergegeben, Einsatzpläne entstehen in Tabellen und wichtige Übersichten werden für Besprechungen oder Aushänge manuell zusammengestellt.

Die einzelnen Werkzeuge funktionieren – aber sie gehören selten wirklich zusammen. Informationen müssen mehrfach erfasst werden. Zusammenhänge gehen verloren. Und selbst kleine Änderungen können unnötig viel Aufmerksamkeit beanspruchen.

Orbitola begann deshalb nicht mit der Frage, wie eine weitere umfassende Unternehmenssoftware aussehen könnte. Die Ausgangsfrage war einfacher:

Welche digitalen Werkzeuge würden den Arbeitsalltag tatsächlich ruhiger, verständlicher und menschlicher machen?

Aus dieser Frage entstand schrittweise eine Produktfamilie. Jedes Produkt übernimmt eine klar begrenzte Aufgabe. Gemeinsam bilden sie eine verbundene Arbeitsumgebung.

Die Idee hinter der Produktfamilie

Orbitola besteht nicht aus einem einzigen, überladenen System. Stattdessen gibt es mehrere eigenständige Produkte mit einer gemeinsamen Gestaltung und einer gemeinsamen Datenbasis.

• Nova organisiert Termine und Kalender.
• Atlas bewahrt Wissen, Notizen und Zusammenhänge.
• Tempo macht Arbeits-, Präsenz- und Einsatzpläne sichtbar.
• Flow begleitet Aufgaben, Abläufe und wiederkehrende Verantwortung.
• Press erstellt lesbare, druckbare und teilbare Übersichten.
• Horizont verbindet alle Produkte zu einem gemeinsamen Arbeitsort.

Dadurch können Menschen dort beginnen, wo ihr konkretes Bedürfnis liegt. Wer zunächst nur einen übersichtlichen Kalender benötigt, arbeitet mit Nova. Wer Wissen gemeinsam ordnen möchte, beginnt mit Atlas. Später können weitere Produkte hinzukommen, ohne dass eine völlig neue Umgebung gelernt werden muss.

Horizont – der gemeinsame Arbeitsort

Horizont ist die verbindende Oberfläche von Orbitola.

Die Startseite zeigt die wichtigsten Informationen aus den verschiedenen Produkten an einem Ort: anstehende Termine, aktuelle Wissenseinträge, heutige Einsätze, offene Abläufe und verfügbare Druckansichten. Ein Klick führt direkt zum entsprechenden Inhalt.

Horizont orientiert sich an der Idee eines digitalen Arbeitsplatzes:

• Am Computer ist es der Hauptarbeitsort.
• Auf dem Smartphone können unterwegs schnell Informationen eingetragen oder nachgesehen werden.
• Die iOS-App bietet eine praktische, zwischengespeicherte Leseansicht für Situationen, in denen eine schnelle und zuverlässige Übersicht wichtiger ist als die Bearbeitung.

Die Produkte bleiben erkennbar eigenständig, fühlen sich aber wie Teile desselben Systems an.

Die Produkte

Nova – Termine gemeinsam überblicken

Nova ist ein ruhiger und flexibler Terminplan.

Nova eignet sich beispielsweise für:

• Teamtermine
• Veranstaltungen
• Abwesenheiten
• Raumnutzungen
• wiederkehrende Sitzungen
• schulische oder institutionelle Jahresplanungen
• öffentlich oder intern geteilte Kalender

Kalender von Google, Microsoft und über ICS können eingebunden werden. Freigabelinks ermöglichen es, ausgewählte Ansichten ohne Anmeldung zu lesen oder – wenn ausdrücklich freigegeben – Termine einzutragen.

Für Besprechungen, Aushänge und Unterlagen stehen reduzierte Druckansichten zur Verfügung.

Atlas – Wissen, das nicht verloren geht

Atlas ist der Wissensraum von Orbitola.

Hier finden Notizen, Personen, Abläufe, Konzepte und andere Wissenseinträge ihren Platz. Inhalte können formatiert und miteinander verbunden werden. So entsteht nicht nur eine Sammlung von Dokumenten, sondern ein Netz aus Wissen und Zusammenhängen.

Atlas eignet sich beispielsweise für:

• interne Handbücher
• Konzepte und Leitfäden
• Sitzungswissen
• Personeninformationen
• Adressen und Kontakte
• Projektwissen
• wiederkehrende Vorgehensweisen
• Dokumentationen und Sammlungen

Verbindungen zwischen Einträgen können über eine Textsuche hergestellt werden. Dadurch wird sichtbar, welche Personen, Notizen oder Prozesse zusammengehören.

Atlas verfolgt ein einfaches Ziel: Wissen soll nicht davon abhängen, wer sich gerade noch daran erinnert.

Tempo – Pläne, die auf einen Blick verständlich sind

Tempo macht Arbeitszeiten, Einsätze und Anwesenheiten sichtbar.

Verschiedene Ansichten zeigen einen Plan als Liste, Tabelle oder Timeline. Farben helfen dabei, Personen und Einsätze schnell zu unterscheiden. Dadurch wird auf einen Blick erkennbar, wer arbeitet, wann jemand vor Ort ist und wie sich ein Tag oder eine Woche zusammensetzt.

Tempo eignet sich beispielsweise für:

• Personaleinsatzpläne
• Wochenpläne
• Präsenzzeiten
• Betreuungssituationen
• Raumnutzungen
• Schichtmodelle
• Klient:innen-Anwesenheiten
• wiederkehrende Arbeitsblöcke

Freigegebene Pläne können als reine Leseansicht geöffnet werden. Das ist beispielsweise für Mitarbeitende hilfreich, die einen aktuellen Plan sehen sollen, ohne Zugriff auf die gesamte Arbeitsumgebung zu benötigen.

Flow – Arbeit in Bewegung halten

Flow verbindet Aufgaben mit wiederkehrenden Abläufen.

Einzelne Aufgaben können geplant und Verantwortlichen zugeordnet werden. Abläufe bilden wiederkehrende Prozesse mit mehreren Schritten ab. Dadurch wird sichtbar, was heute Aufmerksamkeit benötigt, was bald ansteht und welche Arbeit bereits abgeschlossen wurde.

Flow eignet sich beispielsweise für:

• wiederkehrende administrative Aufgaben
• Vorbereitungen von Sitzungen oder Veranstaltungen
• Eintritts- und Austrittsprozesse
• Qualitätsabläufe
• Jahresaufgaben
• Projektarbeit
• Zuständigkeiten im Team
• persönliche Aufgabenorganisation

Die Startübersicht zeigt, was heute fällig, überfällig oder in den nächsten Tagen relevant ist. Aufgaben können außerdem gemeinsam mit Terminen in Nova dargestellt werden.

Press – Informationen in eine gute Form bringen

Press erstellt aus den Inhalten der Orbitola-Produkte druckbare und teilbare Übersichten.

Dabei geht es nicht nur um einen Exportknopf. Press bereitet Informationen so auf, dass sie auf Papier oder als PDF verständlich bleiben. Inhalte aus Atlas, Nova, Tempo und Flow können in übersichtliche Dokumente überführt werden.

Press eignet sich beispielsweise für:

• Wochenpläne
• Einsatzübersichten
• Kalenderausdrucke
• Ablauf- und Aufgabenlisten
• Personenübersichten
• interne Handbücher
• Sitzungsunterlagen
• Aushänge

Notizen enthalten dabei ihren eigentlichen Inhalt, Personeneinträge können Bilder enthalten und relevante Zusammenhänge bleiben möglichst erhalten.

Freiraum – schreiben und loslassen

Nicht jedes Werkzeug muss produktiver machen.

Freiraum ist ein kleiner, geschützter Schreibraum für Momente, in denen Gedanken, Ärger oder Überforderung irgendwohin müssen. Menschen können ehrlich und ungefiltert schreiben und den Text anschließend symbolisch loslassen: etwa zerreißen oder explodieren lassen.

Der Text wird nicht gespeichert. Freiraum ist auch ohne Anmeldung verfügbar.

Ein optionaler Timer hilft dabei, sich für einige Minuten bewusst Zeit zu nehmen. Das Werkzeug ist besonders von Situationen inspiriert, in denen professionelle Verantwortung und persönliche Gefühle gleichzeitig Raum beanspruchen.

Freiraum soll keine Beratung oder therapeutische Unterstützung ersetzen. Es ist ein niederschwelliger digitaler Moment zum Innehalten und Loslassen.

Typische Einsatzbereiche

Orbitola richtet sich besonders an kleine und mittlere Organisationen, Teams und Einzelpersonen, deren Arbeit von Beziehungen, Verantwortung und wechselnden Situationen geprägt ist.

Dazu gehören beispielsweise:

• soziale Institutionen
• Schulen und heilpädagogische Angebote
• Beratungsstellen
• Wohngruppen
• Tagesstrukturen
• Vereine und Stiftungen
• Bildungsprojekte
• kleine soziale Unternehmen
• interdisziplinäre Teams
• selbstständig arbeitende Fachpersonen

Orbitola kann aber auch überall dort eingesetzt werden, wo Menschen eine angenehmere Alternative zu verstreuten Kalendern, Tabellen, Notizen und Aufgabenlisten suchen.

Die Gestaltungsprinzipien

Klarheit vor Funktionsfülle

Eine Funktion ist nur dann hilfreich, wenn sie verstanden und im Alltag tatsächlich benutzt wird. Orbitola soll komplexe Zusammenhänge darstellen können, ohne selbst kompliziert zu wirken.

Ruhe statt digitaler Unruhe

Viele Anwendungen verlangen ständig Aufmerksamkeit. Orbitola soll Orientierung geben. Die Oberfläche ist deshalb bewusst ruhig, großzügig und zurückhaltend gestaltet.

Zusammenhänge statt Datensilos

Termine, Wissen, Aufgaben und Pläne gehören häufig zusammen. Die Produkte bleiben spezialisiert, können ihre Inhalte aber miteinander teilen und gemeinsam anzeigen.

Kontrolle über Freigaben

Nicht jede Person benötigt ein vollständiges Benutzerkonto. Ausgewählte Inhalte können deshalb über geheime Freigabelinks im Lesemodus bereitgestellt werden. Schreibzugriffe werden separat und bewusst vergeben.

Offenheit gegenüber bestehenden Werkzeugen

Orbitola soll vorhandene Systeme nicht unnötig ersetzen. Externe Kalender und Aufgabenlisten können eingebunden werden. Dazu gehören Google Calendar, Google Tasks, Microsoft-Kalender, Microsoft To Do und ICS-Kalender.

Datenschutz mit verständlichen Grenzen

Zugriffe sollen nachvollziehbar und möglichst sparsam sein. Externe Verbindungen können entfernt werden. Geteilte Inhalte sind klar von persönlichen Arbeitsbereichen getrennt. Werkzeuge wie Freiraum funktionieren vollständig ohne Speicherung.

Arbeiten auf verschiedenen Geräten

Der große Bildschirm bleibt der Hauptarbeitsort. Die mobile Webansicht ermöglicht Einträge unterwegs. Die iOS-App konzentriert sich auf eine schnelle, zuverlässige Übersicht und speichert zuletzt geladene Inhalte lokal zwischen.

Orbitola für Einzelpersonen und Teams

Orbitola soll klein beginnen können und mit seinen Nutzer:innen wachsen.

Free

Der kostenlose Zugang ermöglicht einen persönlichen Einstieg. Dazu gehören Freiraum, das Lesen geteilter Inhalte, ein persönlicher Arbeitsbereich sowie eine begrenzte Nutzung ausgewählter Produkte und Verbindungen.

Pro

Pro richtet sich an Einzelpersonen, die Orbitola vollständig nutzen möchten. Alle fünf Hauptprodukte, externe Kalender und Aufgabenlisten, Freigabelinks, Druckausgaben und die persönliche Nutzung der iOS-App gehören dazu.

Team

Team erweitert Orbitola um gemeinsame Arbeitsbereiche, Rollen, Berechtigungen und zentrale Verwaltung. Es richtet sich an kleine Teams, die Wissen, Pläne und Verantwortung miteinander teilen.

Welche Funktionen zu einem Paket gehören, wird zentral verwaltet. Dadurch können sich Angebote weiterentwickeln, ohne dass Produktinformationen an verschiedenen Stellen manuell aktualisiert werden müssen.

Die Vision

Orbitola soll zu einer digitalen Arbeitsumgebung werden, die Menschen in anspruchsvollen Berufen wirklich unterstützt.

Die langfristige Vision ist keine Software, die möglichst viel kontrolliert. Es geht um eine Umgebung, die Informationen zugänglich macht, Verantwortlichkeiten sichtbar werden lässt und den organisatorischen Teil der Arbeit erleichtert.

Wenn digitale Werkzeuge gut gestaltet sind, treten sie im richtigen Moment in den Hintergrund. Sie schaffen Platz für das, worum es eigentlich geht: Aufmerksamkeit, Beziehungen, Zusammenarbeit und gute Entscheidungen.

Orbitola möchte zeigen, dass professionelle Software gleichzeitig leistungsfähig, ruhig und menschlich sein kann.